Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản trị doanh nghiệp cho mình, chắc chắn bạn sẽ bị choáng ngợp bởi quá nhiều sự lựa chọn. Một trong những quyết định quan trọng nhất bạn cần đưa ra khi cân nhắc các sự lựa chọn này, đó là liệu bạn sẽ chọn một giải pháp điện toán đám mây Cloud ERP hay một giải pháp mang tính cục bộ hơn trên On-premise ERP.
Sự khác nhau cơ bản giữa On-premise ERP và Cloud ERP khá rõ ràng: Trong khi On-premise ERP được cài đặt trên phần cứng cùng các server, và được quản lý bởi nhân viên IT của công ty; thì Cloud ERP, còn gọi là SaaS hay dịch vụ phần mềm (Software-as-a-Service), lại được cung cấp dưới dạng dịch vụ. Với cách triển khai này, phần mềm ERP và các dữ liệu riêng biệt của mỗi công ty sẽ được quản lý tập trung (trên điện toán đám mây) bởi nhà cung cấp ERP, nhờ vậy, các khách hàng sử dụng công cụ tìm kiếm web đều có thể truy cập được.
Điều đáng băn khoăn ở đây là dù bạn chọn loại mô hình triển khai ERP nào cũng đều có thể gây ra ảnh hưởng lớn lên cả công ty. Do đó, bạn cần xem xét một số yếu tố quan trọng dưới đây khi cân nhắc sử dụng một trong hai mô hình này.
Chi phí sở hữu
Các hệ thống On-premise ERP thường đòi hỏi công ty phải đầu tư những khoản tiền lớn trước và trong suốt quá trình hoạt động để chi trả và quản lý cả phần mềm lẫn phần cứng, cùng server và trang thiết bị liên quan cần thiết để vận hành. Nếu công ty của bạn không có nhiều nhân viên IT giàu kinh nghiệm, bạn có thể sẽ phải đầu tư thêm thời gian lẫn tiền bạc để tuyển dụng và đào tạo họ. Thậm chí, On-premise ERP còn đòi hỏi đội IT của bạn dành một lượng lớn thời gian lẫn ngân sách nếu bạn muốn đảm bảo hệ thống luôn sẵn sàng hoạt động khi cần đến, bao gồm cả việc bảo trì phần cứng, các phòng server v.v. Khi hệ thống ERP của bạn đến lúc cần nâng cấp, nhân viên IT sẽ phải triển khai lại hệ thống trên các máy tính khác nhau của từng người dùng, và thực hiện lại các tuỳ chỉnh cùng các tích hợp mà công ty của bạn đã cài đặt từ trước.
Còn với Cloud ERP, các chi phí ban đầu là tương đối thấp bởi bạn đơn giản chỉ cần triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty, sau đó truy cập hệ thống thông qua máy tính kết nối với mạng internet. Nhà cung cấp Cloud ERP là bên tổ chức và duy trì tất cả cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho bạn, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động, dữ liệu được bảo mật và các cải tiến sản phẩm được triển khai mà không làm thay đổi các tùy chỉnh đã được thực hiện trước đó. Cuối cùng, phần mềm này cho phép đội ngũ IT tập trung vào việc đổi mới và giúp phát triển doanh nghiệp hiệu quả hơn, thay vì dành nhiều thời gian không cần thiết cho việc duy trì và quản lý các hệ thống on-premise. Cloud ERP cũng cung cấp mô hình theo dõi có thể dự đoán trước và chỉ phải trả tiền khi bạn truy cập; nhờ vậy việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách trở nên dễ dàng hơn.
Theo thời gian, những khoản tiết kiệm được từ mảng công nghệ thông tin tăng lên. Theo nghiên cứu của các nhà phân tích trong ngành, khi so sánh tổng chi phí thanh toán cho các giải pháp On-premise ERP với Cloud ERP, người ta thấy rằng Cloud ERP có thể giảm chi phí của một công ty với 100 nhân viên xuống ít hơn 50% so với việc chạy trên hệ thống On-premise ERP trong thời gian 4 năm sử dụng.
Cải tiến và năng cấp hệ thống
Phần mềm on-site ERP có thể tùy chỉnh được, nhưng những tùy chỉnh này liên quan chặt chẽ tới việc triển khai phần mềm hiện tại của bạn; tuy nhiên, bạn sẽ vấp phải nhiều khó khăn để cài đặt lại với các phiên bản trong tương lai. Khi nhà cung cấp ERP của bạn cho ra mắt các cải tiến và nâng cấp mới cho sản phẩm, các tùy chỉnh mà bạn thực hiện trước đó sẽ mất đi khi bạn nâng cấp hệ thống; và đội IT sẽ phải tự điều chỉnh từng chi tiết nhỏ lại từ đầu. Đó là lí do chính mà nhiều công ty thường tránh nâng cấp phần mềm on-site ERP của họ mà chấp nhận sử dụng công nghệ đã lỗi thời. Trên thực tế, 2/3 số doanh nghiệp quy mô vừa đang vận hành trên phiên bản ERP cũ.
Ngược lại, các giải pháp cloud ERP như của Oracle NetSuite liên tục được nhà cung cấp nâng cấp, vậy nên chắc chắn rằng bạn sẽ luôn sử dụng phiên bản ERP mới nhất và tốt nhất. Nhờ các thiết bị vận hành dựa trên hệ thống đám mây, các tích hợp và tùy chỉnh được thực hiện trước đây của bạn sẽ tự động duy trì khi phần mềm được nâng cấp mà không mất thêm bất kì khoản phí nào.
Khả năng tiếp cận và hiệu quả của hệ thống được cải thiện
Cloud ERP thường mang lại năng suất tốt hơn so với các giải pháp của on-premise ERP. Ngay từ đầu, cấu trúc phần mềm cloud ERP được thiết kế nhằm mang đến năng suất tối đa, điều này đồng nghĩa với mang lại hiệu quả tốt hơn cho thiết bị so với hệ thống on-site ERP truyền thống. Cloud ERP cũng cung cấp hiệu quả tối ưu phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu có sự tăng trưởng vượt bậc trong công việc kinh doanh, cloud ERP sẽ tự động điều chỉnh và cung cấp các nguồn lực bổ sung tức thời để đáp ứng sự tăng trưởng này. Ví dụ: Oracle NetSuite cam kết cung cấp 99.5% khả năng đáp ứng cho khách hàng của mình, với hiệu suất thời gian vận hành trung bình là 99,98% trong 12 tháng, và cung cấp thông tin về hiệu quả hoạt động cho tất cả khách hàng bất kể lúc nào tại http://status.netsuite.com. Chắc chắn, bộ phận IT của bất kì công ty nào cũng khó có khả năng đạt được những kết quả như vậy, và thậm chí họ còn không thể thường xuyên báo cáo các kết quả cho ban quản lý về thời gian vận hành hệ thống.
Cũng cần lưu ý rằng, giải pháp cloud ERP cung cấp dữ liệu về thời gian thực có thể được truy cập qua Internet từ bất cứ nơi nào, vào bất cứ thời gian nào. Điều đó có nghĩa là nhân viên tại công ty bạn vẫn có thể xem thông tin chính xác từ máy tính xách tay, điện thoại thông minh, và máy tính bảng trong khi họ đi du lịch hoặc làm việc từ xa, mà không cần phải mất thêm phí lắp đặt bổ sung hay phí duy trì.
Không chỉ cloud ERP có thể cung cấp năng suất làm việc tốt hơn và khả năng tiếp cận lớn hơn, mà ngay cả tính bảo mật cũng ưu việt hơn. Vì đây là khả năng cốt lõi của các nhà cung cấp nên họ, đơn cử như Oracle NetSuite, phải luôn đảm bảo an ninh hệ thống được ưu tiên hàng đầu bằng cách cung cấp các chứng chỉ bảo mật dữ liệu chắc chắn và đạt tiêu chuẩn, ví dụ như tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS và SAS 70. Hơn nữa, Oracle NetSuite còn cam kết tuân thủ các quy trình bảo mật nghiêm ngặt, chịu trách nhiệm khôi phục thiệt hại, và thực hiện các thủ tục sao lưu dữ liệu, điều chắc chắc sẽ gây tốn kém không nhỏ nếu xảy ra trên phần mềm on-site ERP.
Tốc độ triển khai
Mỗi triển khai ERP thông thường đều đòi hỏi thời gian và kế hoạch một cách cẩn thận, nhưng cloud ERP lại cung cấp những lợi thế rất rõ ràng khi bạn xét đến tốc độ triển khai của nó. Vì cloud ERP không yêu cầu thêm bất kì phần cứng nào, do vậy doanh nghiệp của bạn không phải tốn thời gian mua sắm và thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Với cloud ERP, bạn có thể dễ dàng triển khai trên nhiều khu vực, chi nhánh và bộ phận, tránh được chi phí liên quan đến những triển khai này. Nếu bạn chọn một hệ thống cloud ERP, những khác biệt này có thể giúp tiết kiệm thời gian một cách đáng kể: Các triển khai Cloud ERP thường mất từ 3-6 tháng để thực hiện so với thời lượng 12 tháng thông thường trên hệ thống on-premise ERP.
Các hệ thống cloud ERP cũng dễ dàng hơn để giới hạn, cho phép bạn thêm nhiều người dùng một cách linh hoạt khi doanh nghiệp phát triển. Trong khi đó, các giải pháp on-site ERP không cho các nhân viên quyền truy cập hệ thống tại chỗ, và nó thường đòi hỏi bạn phải bổ sung thêm phần cứng.
Mỗi công ty đều có quy trình kinh doanh riêng biệt, do vậy, điều quan trọng với bạn lúc này là dành thời gian cân nhắc thật cẩn thận các lựa chọn triển khai ERP khác nhau sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công ty của bạn.
SuiteCloud là nhà cung cấp dịch vụ triển khai Oracle NetSuite tại Việt Nam, mang đến cho các doanh nghiệp Việt triển vọng phát triển kinh doanh một cách đột phá trong kỷ nguyên digital, với các giải pháp trên nền tảng đám mây đích thực (true cloud).
LIÊN HỆ VỚI SUITECLOUD (0243 998 3232) ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VỀ GIẢI PHÁP CLOUD ERP HÀNG ĐẦU CỦA ORACLE NETSUITE CHO DOANH NGHIỆP
